Buchhaltungsbelege: Welche Unterlagen muss eine Schweizer KMU aufbewahren?

Was ist ein Buchhaltungsbeleg für eine Schweizer KMU?

Gemäss Art. 957a Abs. 3 OR ist ein Buchhaltungsbeleg jedes schriftliche Dokument, sei es auf Papier, elektronischem Träger oder in gleichwertiger Form, das die Überprüfung einer Transaktion oder des Gegenstands der Buchung ermöglicht.

Diese Definition umfasst Rechnungen, Verträge, Quittungen, Empfangsbestätigungen, Lieferscheine, Geschäftsbücher, Geschäftsberichte, Revisionsberichte sowie jede geschäftliche Korrespondenz, die einen Vorgang belegt.

Die Form (Papier, digital oder anders) spielt keine Rolle: Entscheidend ist allein die Fähigkeit, den gebuchten Vorgang nachzuweisen.

Welche Dokumente sind aufzubewahren? Eine praktische Liste

Bewahren Sie alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen, Verträge (Darlehen, Leasing, Versicherungen, Arbeitsverträge), Quittungen und Empfangsbestätigungen sowie Transportdokumente, Frachtpapiere und Lieferscheine auf.

Heben Sie zudem die Geschäftsbücher (Journal, Hauptbuch), Saldenlisten, die Bilanz, die Erfolgsrechnung, die Jahresabschlüsse und Revisionsberichte sowie Inventarlisten auf.

Für die Mehrwertsteuer bewahren Sie die MWST-Abrechnungen, Steuererklärungen und alle Unterlagen auf, die den Vorsteuerabzug rechtfertigen.

Auch die Personaldossiers (Lohnabrechnungen, jährliche Lohnausweise, Arbeitsverträge, Anmeldungen bei der Sozialversicherung) unterliegen der Aufbewahrungspflicht.

Schliesslich führen Sie das Aktienbuch (AG), das Anteilbuch (GmbH) oder die Genossenschafterliste (Genossenschaft) sowie das Register der wirtschaftlich Berechtigten aktuell.

Nur solche Briefe oder E-Mails, die eine geschäftliche Transaktion oder eine Buchhaltungsbuchung belegen, müssen aufbewahrt werden (Offerten, Expertisen, Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten oder Banken).

Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre, in bestimmten Fällen 20 Jahre

Die Standardfrist beträgt 10 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres der letzten Eintragung (Art. 958f Abs. 1 OR). Sie deckt die Geschäftsbücher, Buchhaltungsbelege, den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht ab.

Für Immobilienunterlagen im Zusammenhang mit der späteren Entlastung oder mit Eigenleistungen der Mehrwertsteuer verlängert sich die Frist auf 20 Jahre nach Abschluss des Geschäftsjahres (Art. 70 MWSTG).

Das Aktienbuch (AG) und seine Belegunterlagen sind 10 Jahre nach der Löschung der Gesellschaft oder des Eigentümers aufzubewahren (Art. 747, 686 OR).

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Unterlagen vernichtet werden, ausser bei laufenden Streitigkeiten oder einer längeren Verjährungsfrist (Art. 127 OR, 10 Jahre).

Aufbewahrungsfristen nach Dokumententyp (Schweiz)

Wichtige gesetzliche Grundlagen für die Buchhaltungsaufbewahrung in der Schweiz

Elektronische Aufbewahrung: Regeln für Schweizer KMU

Nicht veränderbare elektronische Speichermedien (z. B. CD, DVD) sind ohne zusätzliche Anforderungen zulässig: Sie können nicht mehr geändert oder gelöscht werden, ohne dass der Eingriff erkennbar wäre (Art. 9 GeBuV).

Für veränderbare Speichermedien (Cloud, wiederbeschreibbare Festplatten) sind technische Verfahren erforderlich, die die Integrität und Zeitstempelung garantieren: elektronische Signatur, Protokolle (Logs), zeitgestempelte Aufzeichnungssysteme.

Die Echtheit und Lesbarkeit müssen während der gesamten gesetzlichen Dauer gewährleistet sein. Eine geeignete Software, die diese Funktionen beinhaltet, ist unerlässlich.

Die Unternehmensleitung trägt die Verantwortung für die Konformität. Die Unterlagen müssen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist eingesehen und überprüft werden können.

Vorteile und Herausforderungen der elektronischen Aufbewahrung

Praktische Tipps für Schweizer KMU

Verwenden Sie eine Buchhaltungs-, Fakturierungs- oder Lohnsoftware, die Dateien erstellen kann, die für die Archivierung geeignet sind, wie das Format PDF/A, das für die langfristige Aufbewahrung stabil ist.

Bewahren Sie vom Geschäftsbericht und vom Revisionsbericht mindestens ein gedrucktes und unterzeichnetes Papierexemplar auf, wie es Art. 958f OR verlangt.

Denken Sie frühzeitig an die Migration der Formate: Bevorzugen Sie offene Standards (PDF/A) und überprüfen Sie regelmässig die Lesbarkeit Ihrer digitalen Archive.

Planen Sie die personellen und finanziellen Ressourcen für die Digitalisierung: Die Einführung einer konformen elektronischen Archivierung gemäss GeBuV ist mit nicht unerheblichen Kosten verbunden.

Schritte für eine konforme elektronische Aufbewahrung in der Schweiz