Contabilità e scritture
Giustificativi contabili: quali documenti conservare per una PMI svizzera
Secondo l'art. 957a cpv. 3 CO, un giustificativo contabile è qualsiasi documento scritto, su carta, supporto elettronico o forma equivalente, che permetta di verificare una transazione o l'oggetto della registrazione.
Cos’è un giustificativo contabile per una PMI svizzera?
Secondo l'art. 957a cpv. 3 CO, un giustificativo contabile è qualsiasi documento scritto, su carta, supporto elettronico o forma equivalente, che permetta di verificare una transazione o l'oggetto della registrazione.
Questa definizione include fatture, contratti, ricevute, quietanze, bolle di consegna, libri contabili, rapporti di gestione, rapporti di revisione e qualsiasi corrispondenza commerciale che giustifichi un'operazione.
La forma (cartacea, digitale o altro) è irrilevante: conta solo la capacità di provare l'operazione registrata.
Quali documenti conservare? Lista pratica
Conservate tutte le fatture emesse e ricevute, i contratti (prestito, leasing, assicurazione, lavoro), le ricevute e le quietanze, nonché i documenti di trasporto, le lettere di vettura e le bolle di consegna.
Conservate anche i libri contabili (giornale, mastro), le bilance, il bilancio, il conto economico, i rapporti annuali e i rapporti di revisione, oltre agli inventari.
Per l'IVA, conservate i conteggi IVA, le dichiarazioni fiscali e tutti i documenti che giustificano le detrazioni dell'imposta precedente.
Anche i fascicoli del personale (schede salariali, certificati di salario annuali, contratti di lavoro, comunicazioni alle assicurazioni sociali) sono soggetti all'obbligo di conservazione.
Infine, tenete aggiornato il registro delle azioni (SA), il registro dei soci (SARL) o l'elenco dei soci (cooperativa), nonché l'elenco degli aventi diritto economici.
Solo le lettere o le e-mail che giustificano una transazione commerciale o una scrittura contabile devono essere conservate (offerte, perizie, corrispondenza con clienti, fornitori o banche).
Durata di conservazione: 10 anni, 20 anni in alcuni casi
Il termine standard è di 10 anni a partire dalla fine dell'esercizio dell'ultima registrazione (art. 958f cpv. 1 CO). Copre i libri contabili, i giustificativi contabili, il rapporto di gestione e il rapporto di revisione.
Per i documenti immobiliari legati alla successiva rettifica dell'imposta o alle prestazioni a sé stessi ai fini dell'IVA, il termine è portato a 20 anni dopo la chiusura dell'esercizio (art. 70 LTVA).
Il registro delle azioni (SA) e i suoi giustificativi devono essere conservati per 10 anni dopo la cancellazione della società o del proprietario (art. 747, 686 CO).
Alla scadenza del termine di conservazione, i documenti possono essere distrutti, salvo in caso di controversia o di prescrizione più lunga (art. 127 CO, 10 anni).
Durate di conservazione secondo il tipo di documento (Svizzera)
- 10Libri contabili, giustificativi contabili, rapporti di gestione e di revisione
- 20Documenti immobiliari legati all'IVA (rettifica, prestazioni a sé stessi)
Riferimenti legali chiave per la conservazione contabile in Svizzera
- 70Legge sull'IVA (LTVA) – Art. — 20 anni per i documenti immobiliari legati all'IVA
- 9Olico – Art. — Requisiti per i supporti non modificabili (CD/DVD)
Conservazione elettronica: regole da rispettare per le PMI
I supporti elettronici non modificabili (es. CD, DVD) sono ammessi senza ulteriori requisiti: non possono più essere modificati o cancellati senza che l'operazione sia rilevabile (art. 9 Olico).
I supporti modificabili (cloud, dischi riscrivibili) richiedono procedure tecniche che garantiscano l'integrità e la data certa: firma elettronica, log di sistema, sistemi di registrazione con marca temporale.
L'autenticità e la leggibilità devono essere garantite per tutta la durata legale. Un software appropriato, che includa queste funzionalità, è indispensabile.
La direzione assume la responsabilità della conformità. I documenti devono poter essere consultati e verificati in qualsiasi momento entro un termine ragionevole.
Vantaggi e vincoli della conservazione elettronica
- VantaggiSpazio di archiviazione ridotto, accesso rapido, facilità di ricerca, migliore tracciabilità
- VincoliNecessità di sistemi tecnici affidabili (firma elettronica, marca temporale), costo iniziale elevato, responsabilità della direzione per la conformità
Consigli pratici per le PMI svizzere
Utilizzate un software di contabilità, fatturazione o gestione dei salari capace di generare file adatti all'archiviazione, come il formato PDF/A, stabile per una conservazione a lungo termine.
Per il rapporto di gestione e il rapporto di revisione, conservate almeno una copia cartacea stampata e firmata, come richiesto dall'art. 958f CO.
Anticipate la migrazione dei formati: privilegiate standard aperti (PDF/A) e verificate regolarmente la leggibilità dei vostri archivi digitali.
Pianificate le risorse umane e finanziarie necessarie alla dematerializzazione: l'implementazione di un'archiviazione elettronica conforme all'Olico ha un costo non trascurabile.
Passaggi per una conservazione elettronica conforme in Svizzera
- Scegliere un software di contabilità con esportazione PDF/APer garantire la stabilità del formato a lungo termine
- Implementare una firma elettronica e un sistema di marca temporaleSu supporti modificabili (cloud, dischi riscrivibili)
- Conservare una copia cartacea firmata del rapporto di gestione e di revisioneRichiesto dall’art. 958f CO
- Verificare regolarmente la leggibilità degli archivi digitaliAnticipare la migrazione dei formati