Comptabilité et écritures
Justificatifs comptables : quelles pièces conserver pour une PME suisse
Selon l'art. 957a al. 3 CO, une pièce comptable est tout document écrit, sur papier, support électronique ou forme équivalente, permettant de vérifier une transaction ou l'objet de l'enregistrement.
Qu’est-ce qu’une pièce comptable pour une PME suisse ?
Selon l'art. 957a al. 3 CO, une pièce comptable est tout document écrit, sur papier, support électronique ou forme équivalente, permettant de vérifier une transaction ou l'objet de l'enregistrement.
Cette définition inclut factures, contrats, reçus, quittances, bulletins de livraison, livres comptables, rapports de gestion, rapports d'audit et toute correspondance commerciale justifiant une opération.
La forme (papier, numérique ou autre) importe peu : seule la capacité à prouver l'opération enregistrée compte.
Quels documents conserver ? Liste pratique
Conservez toutes les factures émises et reçues, les contrats (prêt, leasing, assurance, travail), les reçus et quittances, ainsi que les documents de transport, papiers de fret et bulletins de livraison.
Gardez aussi les livres comptables (journal, grand livre), les balances, le bilan, le compte d'exploitation, les rapports annuels et les rapports d'audit, et les inventaires.
Pour la TVA, conservez les décomptes TVA, déclarations fiscales, et tout document justifiant les déductions d'impôt préalable.
Les dossiers du personnel (fiches de salaire, certificats de salaire annuel, contrats de travail, annonces aux assurances sociales) sont également soumis à conservation.
Enfin, tenez à jour le registre des actions (SA), le registre des parts (Sàrl) ou la liste des associés (coopérative), ainsi que la liste des ayant droit économiques.
Seuls les courriers ou e-mails qui justifient une transaction commerciale ou une écriture comptable doivent être conservés (offres, expertises, correspondance avec clients, fournisseurs ou banques).
Durée de conservation : 10 ans, 20 ans dans certains cas
Le délai standard est de 10 ans à compter de la fin de l'exercice de la dernière inscription (art. 958f al. 1 CO). Il couvre les livres comptables, pièces comptables, rapport de gestion et rapport d'audit.
Pour les documents immobiliers liés au dégrèvement ultérieur ou aux prestations à soi-même de la TVA, le délai est porté à 20 ans après la clôture de l'exercice (art. 70 LTVA).
Le registre des actions (SA) et ses pièces justificatives doivent être conservés 10 ans après la radiation de la société ou du propriétaire (art. 747, 686 CO).
À l'expiration du délai de conservation, les documents peuvent être détruits, sauf en cas de litige ou de prescription plus longue (art. 127 CO, 10 ans).
Durées de conservation selon le type de document (Suisse)
- 10Livres comptables, pièces comptables, rapports de gestion et d'audit
- 20Documents immobiliers liés à la TVA (dégrèvement, prestations à soi-même)
Références légales clés pour la conservation comptable en Suisse
- Loi sur la TVA (LTVA) – Art. 7020 ans pour les documents immobiliers liés à la TVA
- Olico – Art. 9Exigences pour les supports non modifiables (CD/DVD)
Conservation électronique : règles à respecter pour les PME
Les supports électroniques non modifiables (ex. CD, DVD) sont autorisés sans exigence supplémentaire : ils ne peuvent plus être modifiés ou effacés sans que l'opération soit détectable (art. 9 Olico).
Les supports modifiables (cloud, disques réinscriptibles) nécessitent des procédés techniques garantissant l'intégrité et l'horodatage : signature électronique, logs, systèmes d'enregistrement horodaté.
L'authenticité et la lisibilité doivent être assurées pendant toute la durée légale. Un logiciel approprié, incluant ces fonctionnalités, est indispensable.
La direction assume la responsabilité de la conformité. Les documents doivent pouvoir être consultés et vérifiés en tout temps dans un délai raisonnable.
Avantages et contraintes de la conservation électronique
- AvantagesEspace de stockage réduit, accès rapide, facilité de recherche, meilleure traçabilité
- ContraintesNécessité de systèmes techniques fiables (signature électronique, horodatage), coût initial élevé, responsabilité de la direction pour la conformité
Conseils pratiques pour les PME suisses
Utilisez un logiciel de comptabilité, facturation ou gestion des salaires capable de générer des fichiers adaptés à l'archivage, comme le format PDF/A, stable pour une conservation longue.
Pour le rapport de gestion et le rapport de révision, conservez au moins un exemplaire papier imprimé et signé, comme l'exige l'art. 958f CO.
Anticipez la migration des formats : privilégiez des standards ouverts (PDF/A) et vérifiez régulièrement la lisibilité de vos archives numériques.
Planifiez les ressources humaines et financières nécessaires à la dématérialisation : la mise en place d'un archivage électronique conforme à l'Olico a un coût non négligeable.
Étapes pour une conservation électronique conforme en Suisse
- Choisir un logiciel de comptabilité avec export PDF/APour garantir la stabilité du format long terme
- Mettre en place une signature électronique et un système d'horodatageSur supports modifiables (cloud, disques réinscriptibles)
- Conserver un exemplaire papier signé du rapport de gestion et d'auditExigé par l’art. 958f CO
- Vérifier régulièrement la lisibilité des archives numériquesAnticiper la migration des formats
