Quali scritture contabili per gli indipendenti in Svizzera?

Scritture contabili per indipendenti: cosa si applica al vostro caso

Il fatturato dell'ultimo esercizio determina il regime. Oltre 500'000 CHF, l'indipendente tiene una contabilità completa, in partita doppia, con bilancio e conto economico (art. 957 cpv. 1 n. 1 CO).

Fino a 500'000 CHF inclusi, un'impresa individuale o una società di persone può tenere una contabilità semplificata: essa registra i ricavi, le spese e il patrimonio (art. 957 cpv. 2 CO).

Le persone giuridiche — SA, Sagl, società in accomandita per azioni e cooperative — tengono una contabilità completa indipendentemente dal loro fatturato. Le associazioni e le fondazioni non obbligate all'iscrizione nel registro di commercio beneficiano dell'agevolazione.

Regimi contabili in base al fatturato

500'000 franchi di fatturato, non l'iscrizione nel registro di commercio

Un'impresa individuale esercitata in forma commerciale deve iscriversi nel registro di commercio a partire da 100'000 CHF di fatturato. L'obbligo di tenere libri completi inizia solo oltre i 500'000 CHF.

Dal 1° gennaio 2013, l'obbligo di tenere libri non dipende più da quello di iscriversi nel registro di commercio. È disciplinato dall'art. 931 cpv. 1 CO per l'impresa individuale, dall'art. 552 cpv. 2 CO per la società semplice e dall'art. 594 cpv. 3 CO per la società in accomandita semplice.

Le società semplici e in accomandita semplice devono iscriversi nel registro di commercio indipendentemente dal loro fatturato. Tengono libri completi solo oltre i 500'000 CHF di fatturato.

Soglie e termini da ricordare

Sotto la soglia: ricavi, spese e patrimonio

La contabilità semplificata è una contabilità di cassa: registra gli importi effettivamente incassati o pagati, nonché il patrimonio (art. 957 cpv. 2 CO). Una fattura non pagata non vi figura quindi come movimento incassato o regolato.

Ad esempio, una vendita di 1'000 CHF pagata immediatamente è registrata come ricavo di 1'000 CHF. Forniture pagate immediatamente per 500 CHF sono registrate come spesa di 500 CHF; questi esempi sono al netto dell'IVA.

Anche senza l'obbligo formale di tenere libri, la contabilità deve rispettare i principi di regolarità e le regole dell'ordinanza sui libri commerciali. Sono possibili sanzioni penali e civili.

Sopra la soglia: giornale, mastro e documenti giustificativi

Ogni operazione interessa almeno due conti e il totale dei debiti equivale a quello dei crediti. Un'attività o un costo aumenta generalmente a debito; un passivo o un ricavo aumenta generalmente a credito.

I numeri seguenti seguono i conti mostrati negli esempi del piano dei conti svizzero per le PMI. Il conto preciso e il trattamento vanno adattati all'operazione e alla pratica.

Per forniture consumate, pagate via banca e senza IVA: a debito Costi per forniture, 500 CHF; a credito Banca, 500 CHF. Il costo aumenta a debito e il conto bancario, un'attività, diminuisce a credito.

Per una vendita di 1'000 CHF pagata immediatamente sul conto bancario, senza IVA: a debito Banca, 1'000 CHF; a credito 3400 Prestazioni, 1'000 CHF. Se il pagamento è ricevuto in contanti, è la cassa ad aumentare; un successivo versamento in banca è un trasferimento tra attività, non una seconda vendita.

Per una fattura di merci di 500 CHF al netto dell'IVA: alla ricezione, a debito 4200 Acquisti di merci e a credito 2000 Fornitori, per 500 CHF. Al pagamento, a debito 2000 Fornitori e a credito 1020 Banca, per 500 CHF.

Per una prestazione di 1'000 CHF fatturata al cliente al netto dell'IVA: a debito 1100 Clienti e a credito 3400 Prestazioni, per 1'000 CHF. Al regolamento, a debito Banca e a credito Clienti, per 1'000 CHF.

Una scrittura comprende una data, un riferimento al documento e una dicitura comprensibile. Nessuna scrittura avviene senza documento giustificativo; il giornale registra i movimenti in ordine cronologico prima della loro ripresa nel mastro, conto per conto.

Dal giustificativo ai conti annuali

Debitori, creditori, salari e scorte: i registri ausiliari

La tenuta dei libri include registri ausiliari per i debitori, i creditori, i salari e le scorte. Include anche le prestazioni non fatturate.

Le differenze tra la contabilità dei salari e la contabilità finanziaria devono essere documentate e regolarizzate senza indugio. Il registro principale e i registri ausiliari sono documenti ufficiali ai sensi del Codice penale.

Cosa deve produrre la contabilità alla fine dell'esercizio

La tenuta dei libri sfocia in un inventario (art. 958c cpv. 2 CO), un bilancio completo e un conto economico. I relativi documenti giustificativi devono essere stabiliti e conservati.

I conti annuali comprendono il bilancio (art. 959 CO), il conto economico (art. 959b CO) e l'appendice (art. 959c CO). L'appendice contiene le informazioni complementari necessarie alla comprensione dei conti.

Le imprese soggette alla revisione ordinaria producono anche un rendiconto finanziario e informazioni più dettagliate. Alcune PMI applicano volontariamente gli Swiss GAAP FER, un quadro di riferimento più esigente del solo CO.

Produzione dei conti annuali

Conservare dieci anni: carta, supporto elettronico e tracciabilità

I documenti contabili e i rapporti legati alla contabilità dell'impresa devono essere conservati per almeno dieci anni (art. 958f CO).

L'archiviazione elettronica è ammessa. Disposizioni speciali si applicano ai documenti conservati su supporto elettronico o sotto qualsiasi forma equivalente (art. 958f cpv. 3 CO).

Articolare tenuta dei libri e liquidazioni IVA

L'assoggettamento all'IVA concerne in principio le imprese il cui fatturato annuo supera i 100'000 CHF; esistono eccezioni. Le aliquote citate per le operazioni imponibili includono l'8,1%, il 2,6% e il 3,8%, a seconda dell'operazione.

Con il metodo effettivo, una vendita imponibile si contabilizza separando il prodotto al netto dell'IVA dall'IVA fatturata: a debito Clienti per l'importo fatturato, a credito Prestazioni per l'importo al netto dell'IVA e a credito IVA dovuta per l'imposta. Il conto 2200 è citato come conto di IVA dovuta; i conti dell'imposta precedente servono a registrare l'IVA recuperabile sugli acquisti.

Per un acquisto soggetto all'IVA, l'importo al netto dell'imposta va al conto di costo, di acquisto o di attività interessato; l'imposta precedente è addebitata e l'importo totale è accreditato a Fornitori o a Banca. Sul metodo effettivo, l'IVA da versare corrisponde all'IVA dovuta meno l'imposta precedente.

L'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) permette la liquidazione secondo le controprestazioni convenute, determinate dalle fatture, o ricevute, determinate dai pagamenti. Il metodo effettivo è il metodo standard indicato dall'AFC; la maggior parte delle imprese assoggettate liquida trimestralmente secondo questo metodo.

Il metodo dell'aliquota sull'imposta netta dovuta (IND) applica un'aliquota al fatturato lordo, IVA inclusa, piuttosto che calcolare separatamente l'IVA dovuta e l'imposta precedente su ogni operazione. Gli estratti citano anche le aliquote forfettarie come altro metodo di liquidazione.

Cosa verifica il fisco cantonale nelle vostre scritture

L'AFC può in particolare chiedere i bilanci e i conti economici dettagliati, le schede dei conti con codice IVA, la documentazione utilizzata per le liquidazioni e i documenti contabili dei sistemi principali e ausiliari.

I documenti citati comprendono anche la conciliazione annuale del fatturato, la conciliazione dell'imposta precedente, i giustificativi di cassa, gli inventari e copie di fatture clienti e fornitori. L'AFC comunica i documenti da preparare al momento della fissazione dell'appuntamento di controllo.

La guida della dichiarazione fiscale degli indipendenti 2024 dell'amministrazione fiscale cantonale di Ginevra tratta dei contribuenti obbligati a tenere libri. Una contabilità non conforme o priva di giustificativi espone a sanzioni penali e civili.

Quando è richiesta una revisione, l'organo di revisione verifica la conformità dei conti e l'esistenza di un sistema di controllo interno (SCI).

Controllo fiscale: documenti da preparare