Liquiditätsplanung für Schweizer KMU: Methode und monatliches Modell

Warum die Liquidität profitable KMU aus der Bahn wirft

Die Buchhaltung zu führen und die Liquidität zu steuern, sind zwei unterschiedliche Übungen. Die Buchhaltung erfasst die Geschäftsvorfälle und erstellt die Finanzabschlüsse; das Finanzmanagement stützt sich auf diese Daten, um Entscheidungen zu treffen. Eine ordnungsgemäss geführte Buchhaltung verhindert daher keine schlechten finanziellen Entscheidungen.

Die prognostizierte Erfolgsrechnung zeigt, ob die Tätigkeit einen Gewinn erwirtschaftet; der Liquiditätsplan zeigt, ob das Unternehmen jede Fälligkeit bezahlen kann. Ein Gewinn über einen Zeitraum sagt nicht, an welchem Datum das Geld tatsächlich auf dem Konto eingeht.

Schweizer KMU machen mehr als 99 % der Unternehmen und etwa zwei Drittel der Arbeitsplätze im Land aus, laut der Fiduciaire Genevoise. In einer Struktur dieser Grösse kann eine verzögerte Einzahlung die Zahlungen des Monats aus dem Gleichgewicht bringen.

Kennzahlen zu Schweizer KMU und ihrem Liquiditätsmanagement

Eine Tabelle unter vielen: Wo steht der Liquiditätsplan?

Eine Liquiditätsprognose ist eine Managementtabelle, die die erwarteten Zahlungsströme über einen bestimmten Zeitraum darstellt. Sie wird wie ein Kalender von Bewegungen gelesen, nicht wie ein einzelner Saldo.

Um das Modell zu erstellen, richten Sie die Spalten «Monat 1» bis «Monat 12» und folgende Zeilen ein: Anfangssaldo, Kundeneinzahlungen, andere Einzahlungen, totale Einzahlungen, Löhne und Sozialabgaben, Lieferanten und andere Ausgaben, Mehrwertsteuer (MWST), Investitionen, andere Auszahlungen, totale Auszahlungen und Endsaldo. Füllen Sie die Beträge basierend auf Ihren Annahmen und bekannten Fälligkeiten aus.

Berechnen Sie den Endsaldo wie folgt: Anfangssaldo + Einzahlungen − Auszahlungen. Der Endsaldo eines Monats wird zum Anfangssaldo des folgenden Monats.

Die Finanzplanung umfasst mehrere ergänzende Tabellen: Annahmen, Erfolgsrechnung, Investitionen, Finanzierungsplan, Liquidität, Bilanz und Szenarien. Der Liquiditätsbudget detailliert den Zeitplan der Zu- und Abflüsse; die Bilanz überprüft das Gleichgewicht zwischen Aktiven, Schulden und Eigenkapital.

Von den Annahmen ausgehen, bevor man auf ein Ergebnis zielt

Beginnen Sie mit den Variablen, die die Geschäftsleitung erklären kann: Anzahl Kunden, Durchschnittspreis, Kaufhäufigkeit, Produktionskapazität, Stückkosten, Zahlungsfristen und Einstellungszeitplan. Vom gewünschten Gewinn auszugehen, kehrt die Logik um und kann zu unhaltbaren Zahlen führen.

Notieren Sie für jeden Betrag eine Quelle, ein Datum und eine Berechnungsmethode. So können Sie jede Zeile einem Bankpartner oder einem Gesellschafter erklären.

Verknüpfen Sie die kommerziellen Annahmen mit den Zahlungsannahmen: Ein Verkaufsvolumen wird erst nach Anwendung der für jeden Kundentyp vorgesehenen Frist zu einer Einzahlung.

Priorität der Datenquellen für Liquiditätsannahmen

Einzahlungen: Nur das Geld zählen, das wirklich hereinkommt

Beginnen Sie damit, die tatsächlichen Einzahlungen gemäss der Regel «Cash-in-hand» zu identifizieren. Tragen Sie das Datum ein, an dem das Geld auf dem Konto eingehen soll, nicht das Datum der Rechnungsstellung.

Ein einem Kunden gewährter Aufschub kann die Einzahlung um mehrere Wochen oder Monate nach der Leistungserbringung verschieben. Tragen Sie jeden Betrag in dem Monat ein, in dem die Zahlung erwartet wird.

Diese Prognose hängt mit dem Umlaufvermögen zusammen, das Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Vorräte und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten umfasst. Es bedingt die finanzielle Flexibilität des KMU.

Auszahlungen: Regelmässige, variable und punktuelle Fälligkeiten

Erfassen Sie zuerst die fixen Ausgänge: Mieten, Löhne, Versicherungen und Abonnements. Berücksichtigen Sie bei den Löhnen die Sozialabgaben sowie die Fälligkeiten der beruflichen Vorsorge (BVG) und der Arbeitslosenversicherung (ALV).

Schätzen Sie die variablen Ausgänge — Einkäufe, Subunternehmung und volumenabhängige Kosten — basierend auf den Produktions- und Verkaufsannahmen. Die Bankauszüge der letzten Monate helfen, vergessene wiederkehrende Lastschriften zu erkennen.

Fügen Sie Investitionen, Steuern und Beiträge an ihrem geplanten Datum hinzu. Diese Zahlungen fallen nicht notwendigerweise jeden Monat an, müssen aber im Kalender erscheinen, wenn sie bekannt sind.

Unterscheiden Sie für ein MWST-pflichtiges Unternehmen die auf Verkäufen erhobene MWST von der Vorsteuer auf Einkäufen und Investitionen. Bei der effektiven Methode erfolgt die Abrechnung vierteljährlich; beim Nettosteuersatz halbjährlich. Die Einreichungsfrist beträgt 60 Tage nach Ende der Steuerperiode, elektronisch über das ESTV-Portal.

Abschreibungen mindern das buchhalterische Ergebnis ohne Kasseneffekt. Sie haben daher keinen Platz unter den Auszahlungen.

Zeitplan der wichtigsten Zahlungen für ein Schweizer KMU (MWST, Beiträge, Steuern)

Einen nützlichen Horizont und Detaillierungsgrad wählen

Für eine Unternehmensgründung ist ein Horizont von drei Jahren oft nützlich. Arbeiten Sie in den ersten zwölf Monaten monatlich, da diese Aufteilung Zahlungsengpässe sichtbar macht.

Verlängern Sie die monatliche Detailtiefe, wenn die Tätigkeit saisonal ist, wenn die Investitionen bedeutend sind oder wenn die Liquidität angespannt bleibt. Bei einer regulären Tätigkeit kann nach dem ersten Jahr eine gröbere Aufteilung erfolgen.

Diese Dauer ergibt sich aus einer Managementmethode, nicht aus einer gesetzlich für jedes Projekt vorgeschriebenen Dauer. Passen Sie den Horizont an den Entscheidungsrhythmus und den Unsicherheitsgrad der Tätigkeit an.

Den Tiefpunkt identifizieren und das ungünstige Szenario beziffern

Der Tiefpunkt ist der Monat, in dem der Liquiditätssaldo am stärksten sinkt. Innerhalb von zwölf Monaten identifiziert, zeigt er die Periode, in which das Unternehmen am anfälligsten für Zahlungsausfälle ist.

Um einen um drei Monate verzögerten Start zu testen, verschieben Sie die betreffenden Einzahlungen um drei Spalten und berechnen Sie die Monatssalden neu, wobei die weiterhin geschuldeten Kosten beibehalten werden. Das ermittelte maximale Defizit hilft, die notwendige Finanzierung zur Deckung des Bedarfs zu beziffern.

Vergleichen Sie das ungünstige Szenario auch mit den Ausgangsannahmen: Wenn sich diese ändern, ändern sich auch das maximale Defizit und die möglichen Massnahmen. Antworten können die Bildung einer Reserve oder das Verschieben von Ausgaben sein.

Tabellenkalkulation oder spezialisierte Software: Entscheiden Sie je nach Situation

Ein Liquiditätsmonitoring kann in einer Tabellenkalkulation wie Excel oder in einer spezialisierten Software aufgebaut werden. Die Wahl hängt vom verarbeiteten Volumen und der Organisation des Unternehmens ab.

Bewerten Sie die Grösse des Unternehmens, die Anzahl der monatlich zu erfassenden Buchungen und die Anzahl der Personen, die das Monitoring füttern oder konsultieren. Eine Tabellenkalkulation eignet sich für einfache Ströme, die von einer einzigen Person verfolgt werden.

Zu den Lösungen für das Liquiditätsmanagement gehören Agicap, Qonto, Fygr, Cegid, Zenfirst, IPaidThat, Pennylane, Sellsy und Sage. Wenn mehrere Personen Daten erfassen oder die Bewegungen sich monatlich in Hunderten belaufen, kann eine dedizierte Software Neueingaben und Kopierfehler reduzieren.

Tabellenkalkulation vs. spezialisierte Software für das Liquiditätsmanagement

Den Plan am Leben erhalten: Monitoring, Reporting und Beizug Dritter

Konfrontieren Sie den Plan jeden Monat mit den Ist-Zahlen. Der Vergleich der prognostizierten Ein- und Auszahlungen mit den Kontobewegungen macht Zahlungsverzögerungen und unterschätzte Kosten sichtbar.

Behalten Sie eine kurze Checkliste bei: Bankabstimmung, Überwachung fälliger Forderungen und Prüfung der Abweichungen zwischen Budget und Ist. Dieses Reporting hilft der Geschäftsleitung bei ihren Entscheidungen und bleibt für die Partner des Unternehmens nützlich.

Aktualisieren Sie die Prognosen und dokumentieren Sie die Annahmen. Zu den häufigen Fehlern gehören nie revidierte Pläne und die Verwechslung einer buchhalterischen Aufwandposition mit einem Geldabfluss.

Eine externe Begleitung kann sinnvoll sein, um zwischen verschiedenen Finanzierungen zu entscheiden, eine Kreditdossier vorzubereiten oder einen unrealistisch gewordenen Plan neu aufzusetzen. Der Beizug Dritter beantwortet dann ein spezifisches Bedürfnis.

Wesentliche Kontrollen zur Aufrechterhaltung eines zuverlässigen Liquiditätsplans